1. Подання Заявки на Сертифікацію Продукції

Для проведення сертифікації продукції заявник подає Заявку в Орган Сертифікації (ОС).

Заявником для схем сертифікації, які виготовляються серійно, може бути лише виробник продукції, що діє від свого імені або через представників. У випадку останнього, представник повинен одночасно з поданням заявки надати документи, що підтверджують, що він має повноваження діяти від імені виробника, і виробник бере на себе ті ж зобов’язання, що і заявник.

До заявки додаються:

• технічні умови (якщо є);
• технічний опис та експлуатаційна документація;
• інформація про конструкцію та комплектуючі виробу продукції (за потреби);
• електричні, гідравлічні, пневматичні схеми (за потреби);
• копії сертифікатів, протоколів сертифікаційних випробувань продукції та її складових частин, отриманих раніше в органах сертифікації України або інших країн (якщо є);
• засвідчена копія контракту або іншого документа, що підтверджує походження продукції (для сертифікації партій).

2. Розгляд заявки, аналіз наданої документації та початок робіт з сертифікації

Якщо внаслідок аналізу потрібні додаткові документи, заявник повинен бути повідомлений про це, а Орган Сертифікації (ОС) повинен визначити можливість продовження робіт або необхідність очікування надходження додаткових документів.

Заявник ознайомлюється з результатами аналізу Заявки. Якщо протягом трьох днів Заявник не відповів інакше, результати розгляду Заявки вважаються погодженими з Заявником.

ОС формує комісію для здійснення робіт та надсилає склад комісії на затвердження Заявнику. Якщо протягом трьох днів Заявник не відповів інакше, склад комісії вважається погодженим з Заявником.

3. Прийняття рішення щодо заявки та складання плану робіт

План робіт визначає:

1. Як буде проведено аналіз стану виробництва та необхідність його огляду (сертифікація чи оцінка системи управління якістю) або достатність їх проведення у минулому.
2. Організацію, яка буде проводити відбір та ідентифікацію зразків, місце і строк їх проведення (за потреби), або визначає можливість та умови надання зразків безпосередньо заявником.
3. Однорідні (типові) ряди заявленої продукції, які саме зразки є їх типовими представниками та у якій кількості вони повинні бути відібрані або надані.
   Примітка 2: Для прийняття рішення щодо заявки може знадобитися попередній відбір зразків для їх огляду.
4. Лабораторії, які будуть проводити випробування, та на відповідність яким нормативним документам будуть проводити випробування кожна з них.
5. Можливість використання або визнання раніше проведених ОС або іншою організацією робіт з сертифікації або випробувань.
6. Організацію, відповідальну за здійснення технічного нагляду (для відповідних схем / модулів).

Приготовлюється Рішення щодо проведення робіт з сертифікації відповідно до Заявки.

Заявник ознайомлюється з Планом та Рішенням. Якщо протягом трьох днів Заявник не відповів інакше, План і Рішення вважаються погодженими з Заявником.

Якщо внаслідок розгляду заявки та супровідної документації виявляється неможливість продовження робіт з сертифікації, ОС надає заявнику обгрунтоване рішення про неможливість сертифікації та скасовує заявку. У випадку незгоди з прийнятим рішенням заявник може оскаржити рішення ОС.

4. Відбір та ідентифікація зразків для випробувань

Відбір зразків продукції для випробувань проводиться Органом Сертифікації (ОС) або, за його дорученням, іншою організацією.

Відбір зразків проводиться в присутності представника заявника. У разі, якщо відбір зразків проводиться органами Державної митної служби, оформлення акту проводиться за правилами цієї служби.

Відібрані зразки повинні бути укомплектовані та упаковані. Доставку відібраних для випробувань зразків до випробувального лабораторії та повернення їх після випробувань заявник виконує за свій рахунок.

Ідентифікація зразків проводиться ОС або, за його дорученням, випробувальною лабораторією, яка вказана в Рішенні щодо заявки.

Ідентифікація зразків продукції проводиться з метою встановлення їх належності до конкретної моделі продукції, заявленої на сертифікацію. Зразки продукції, що не пройшли ідентифікацію, на випробування з метою сертифікації не приймаються.

5. Випробування зразків з метою сертифікації

Випробування зразків продукції з метою сертифікації проводяться лише випробувальними лабораторіями, які визначені в рішенні щодо заявки.

По результатам випробувань випробувальна лабораторія подає до ОС протокол(и) випробувань продукції.

У випадку отримання негативних результатів хоча б по одному з показників, випробування з метою сертифікації припиняються. Про негативні результати випробувань випробувальна лабораторія повідомляє ОС, який приймає рішення про припинення або можливість продовження робіт з сертифікації. Повторні випробування у разі припинення робіт з сертифікації можуть бути проведені лише після надання в ОС доказів виконання заявником коригуючих заходів з усунення причин, що призвели до несумісності продукції з встановленими вимогами.

Зразки продукції, що пройшли випробування з метою сертифікації, включаючи і зруйновані, залишаються власністю заявника.

6. Обстеження виробництва

Обстеження проводиться членами комісії з Програми обстеження.

У разі виявлення негативних результатів обстеження виробництва ОС припиняє роботу заявки на період виконання виробництвом-заявником коригуючих дій.

7. Оцінка отриманих результатів та Прийняття рішення про сертифікацію

По завершенню всіх передбачених рішенням по заявці процедур сертифікації, ОС оцінює результати проведених робіт.

Ці результати, а також інша інформація, зібрана протягом процесу оцінки, використовується для прийняття обґрунтованого Рішення про можливість видачі сертифіката відповідності.

Заявник ознайомлюється з прийнятим Рішенням. Якщо протягом трьох днів Заявник не відповів інакше, Рішення вважається узгодженим з Заявником.

При виявленні неузгоджень сертифікати відповідності видаються лише за умови проведення заявником коригуючих дій з метою усунення неузгоджень та після їх перевірки ОС.

8. Реєстрація та видача заявнику сертифіката відповідності та укладення Ліцензійної угоди

Реєстрація сертифікатів у ОС відбувається шляхом внесення реєстраційного номера та дати реєстрації в  реєстр ОС. Після реєстрації сертифіката відповідності ОС його оформлює та видає заявнику.

При видачі сертифіката відповідності на продукцію, яка виготовляється серійно, ОС надає заявнику ліцензійну угоду на право застосування сертифіката відповідності та маркування знаком органу, а також  програму технічного нагляду (при необхідності) за сертифікованою продукцією відповідно до схеми сертифікації. Сертифікат відповідності системи ОС на серійну продукцію може вважатися діючим лише при наявності у заявника діючої ліцензійної угоди.

У разі внесення змін в конструкцію (склад) продукції або технології її виготовлення, які можуть вплинути на показники, які підтверджені під час сертифікації, заявник зобов’язаний попередньо повідомити про це ОС. ОС приймає рішення про необхідність проведення нових випробувань або оцінки стану виробництва продукції.

ОС може прийняти рішення про призупинення або припинення дії сертифіката відповідності у випадках:

• якщо замовником не виконуються фінансові умови підписаного договору;
• якщо у заплановані терміни замовником без об’єктивних причин не були виконані необхідні дії з проведення технічного нагляду, а саме:

1. не отримано жодної відповіді на відповідне лист ОС,
2. не створено умов для проведення відбору зразків для контрольних випробувань,
3. не організовано проведення контрольної інспекції,
4. не оплачений рахунок за роботи з технічного нагляду.

• якщо аналіз результатів робіт з технічного нагляду вказує на наявність несоответствий сертифікованої продукції встановленим вимогам або наявність умов на виробництві, при яких можливе виробництво несоответствующей продукції, і ці несоответствия можуть бути небезпечними для здоров’я людей або для їх майна.
• якщо до сертифікованої продукції були внесені зміни без попередньої згоди з ОС, які можуть суттєво вплинути на її відповідність вимогам нормативних документів, на які вона була сертифікована.
• якщо протягом дії сертифіката відповідності ОС були отримані неопровержні докази того, що сертифікована продукція не відповідає вимогам, на які вона була сертифікована, і / або небезпечна для здоров’я людей або для їх майна.
• якщо сертифікована продукція не випускається більше ніж 6 місяців.
• за бажанням замовника.

ОС, для сертифікатів зареєстрованих в Реєстрі, протягом трьохденного терміну направляє письмову інформацію про прийняте рішення про призупинення або припинення дії виданого сертифіката відповідності заявнику.

Рішення ОС про призупинення або припинення дії сертифіката відповідності може бути скасовано у разі, якщо проведенням коригувальних заходів заявник може усунути несоответствия та причини їх виникнення в строк та підтвердити відповідність продукції встановленим вимогам.

Усі витрати на проведення коригувальних заходів та контроль за їх виконанням несе заявник сертифікованої продукції.

Коригувальні заходи вважаються успішно виконаними, якщо після їх виконання продукція відповідає вимогам нормативних документів.

Продукція, на яку була зупинена або припинена дія сертифіката відповідності, може заявлятися заявником на повторну сертифікацію після виконання ним коригувальних заходів, спрямованих на усунення виявлених порушень.